SharePoint Online como Servidor de Arquivos

Introdução

Faaaala galera, 100%?!

De todos os serviços que utilizamos localmente acredito que o Servidor de Arquivos seja um dos mais famosos. Ele é o cara responsável por garantir que seus arquivos estejam centralizados e seguros, com permissionamento e um belo backup (assim dizem as boas práticas). Todo ambiente, do menor ao gigante, carece de um serviço desse tipo.

Com a popularização dos serviços em Nuvem e principalmente do ecossistema da Microsoft, o Microsoft 365, tem sido mais frequente a utilização do SharePoint em sua versão online. Eu confesso que alguns anos atrás esse cara (o SharePoint) era quase que desconhecido para mim. Alguns colegas brincam que é/era um serviço abstrato.

Em sua essência o Sharepoint veio como uma forma de centralizar informações dentro de um ambiente corporativo, a famosa intranet. Obviamente que essa é uma descrição superficial do serviço que tem um poder gigantesco mas, era assim que eu e muitas pessoas o viam. Dentro das várias possibilidades o SPO possui a opção de se utilizar as “Bibliotecas de Documentos” (Document Libraries) que permite a organização e compartilhamento de arquivos interno ou externamente. Por conta dessa possibilidade o Sharepoint Online ou SPO, para os mais íntimos, tem se popularizado com certa velocidade.

É claro que temos várias possibilidades em relação a serviço de arquivos em cloud, do simples Azure Blob a estruturas complexas dentro do Azure FileShare mas hoje focarei no SharePoint online como Servidor de arquivos por conta das várias dúvidas que recebo diariamente nos grupos que modero.

Let’s rock!!

7 motivos que comprovam que o Sharepoint Online pode ser utilizado como servidor de arquivos

Separei 7 perguntas que chegam com frequência nos vários grupos que modero;

1- Nathan, eu consigo criar compartilhamento mapeado na estação do usuário, igual tenho com meu servidor de arquivos? SIM, você consegue. A diferença aqui é que não teremos uma letra para o mapeamento, ele será exibido da mesma forma que o OneDrive e o invés de uma nuvem verá o icone que representa uma empresa. Veja que não temos grandes mudanças, além da ausência da letra no mapeamento. O ponto de atenção aqui é que, podem existir sistemas ou programas que exijam a bendita letra do mapeamento para funciona ou ler algo nesse diretório, logo, isso deve ser levado em conta no momento de decidir sobre a migração.

2- Nathan, a migração é muito complexa? Consigo levar TODOS os meus arquivos DO MESMO jeito que estão hoje no Servidor local? Um grande e belo DEPENDE. O depende surge por conta de algumas limitações que o sharepoint possui em relação a tamanho do caminho do arquivo, caracteres no nome do arquivo e tamanho do arquivo em si. Em 90% dos casos, é possível migrar tudo, mas, sempre existe a tia e/ou o tio que organiza tão bem organizado os arquivos que cria um caminho quilométrico e até o proprio Windows Server reclama. 

3- Nathan, permissões granulares e flexiveis, consigo ter algo similar o que tenho local? SIM, você consegue! É possível configurar os níveis de acesso baseado em usuário ou grupos, incluindo usuário/grupos que são sincronizados como ADConnect.

4- Nathan, eu gosto de usar o ABE (Acesso baseado em enumeração) para garantir um pouco mais de sigilo a estrutura do File Server, acho que não tem isso no SPO né? Consegue user sem problema, padawan! Por padrão o SPO só exibirá as pastas que o usuário tiver ao menos a permissão de leitura, o que se assemelha a função do ABE.

5- Nathan, e o espaço, será que é suficiente? Por padrão as licenças de M365 que incluem o Sharepoint Online começam com 1TB disponível além de alguns megas de bonus por user contratado. Obviamente é possível adicionar “add-ons” e expandir mais ainda a quantidade de espaço. No geral, temos um tamanho razoável disponível;

6- Nathan, e se alguém deletar algum arquivo que não deveria, eu consigo recuperar? Diferente do File Server local, quando um arquivo é deletado do SPO esse arquivo é direcionado para a lixeira. Se a intenção de quem deletou não for das melhores, provavelmente a criatura deletará o arquivo também da lixeira, mas não teremos problemas pois o SPO entrega um segundo estágio de lixeira disponível para os administradores. Além disso temos versionamento (tipo o Shadow Copy) que não te ajudará em relação a deleção mas é uma opção para modificações incorretas seguidas de um save.

7- E pra migrar, deve ser complexo, né!? Novamente um grande e belo DEPENDE. Existem ferramentas nativas que te apoiam nesse processo além de ferramentas de terceiros. De forma geral é um processo que se bem planejado acontece sem maiores dores de cabeça. Em caso de dúvidas ou fata de XP a melhor opção é contratar uma consultoria pra te apoiar.

E no final, da pra usar como FS ou não?

Depois de responder essas 7 dúvidas mais frequentes, consigo afirmar que SIM, o SharePoint Online como Servidor de Arquivos é viável! Embora tenho visto com mais frequência em ambientes SMB (empresas de pequeno e médio porte) penso que bem estruturado e com os devidos treinamentos para admins e user é totamente possíve entregar esse cara para ambientes maiores!

Espero que tenha te ajudo! Comente ai se vale uma continuação mostrando na prática cada ponto que respondi ali!

Grande abraço \,,/