Caixas Compartilhadas no Exchange Online e como economizar licenças

Faaala galera, 100%?!

É comum em toda empresa termos e-mails e mais e-mails. Algumas destas caixas são aquelas típicas generalistas, com nome do departamento pra que não fique “presa” caso o colaborador se desligue. Essa é a realidade de muitas empresas brasil a fora.

Quando não assim, o que acontece é a criação de grupos de distribuição para “centralizar” o recebimento de e-mails para determinar departamento. O grande porém é que, nessa opção, ninguém sabe quando uma mensagem foi ou não respondida pois tudo fica atrelado a caixa de quem enviou o retorno, levando em conta que a msg chegou por um grupo de distribuição.

Além dessa organização falha ainda existe o uso de licenças para alguns casos onde se prefere ter uma caixa específica para o departamento. Aqui se pensa o seguinte: “Bom, preciso enviar e receber mensagens usando uma conta específica…por grupo eu só consigo receber, então, vou comprar uma licença F3 e ser feliz!”. Poor guy, continua lendo ai que vou te ajudar!

Pois bem, pensando nisso tudo e para resolver isso tudo, existe o recurso chamado de “Caixas Compartilhadas” (Shared Mailbox). Com elas todos esses desafios são resolvidos de forma super simples e usual.

Quando utilizar e o que vou ganhar com uma Shared Mailbox

Quando você quer disponibilizar um e-mail central onde várias pessoas tenham acesso e, além disso, consiga ter um histórico de quem respondeu determinada mensagem recebida pela caixa compartilhada. SIM, é possível configurar e fazer com que todas as mensagens respondidas pela caixa compartilhada fique na lista de “Mensagens Enviadas”.

É possível controlar quem pode ou não ter acesso a caixa compartilhada atrelando os usuários na aba de permissão da Shared Mailbox. Essa opção é interessante visto que entre maior controle ao gestor de um departamento, por exemplo, que quer segmentar o acesso a determinados users. O interessante aqui é que, como está atrelado a uma mailbox logo, para ter acesso, é preciso ter acesso a caixa de e-mail do user e obviamente ninguém vai ficar compartilhando senha de e-mail por ai, certo?!

Além disso conseguimos disponibilizar as opções de:

• Enviar como (as); Nessa opção os usuários que possuem acesso e permissão podem responder como (usando o endereço) da Shared Mailbox
• Enviar em nome de (on behalf of); Essa segunda opção é responder “em nome de…”. Essa opção é muito comum em grandes corporações quando um colega está cobrindo as férias de outro.

É claro que nesse momento você está se perguntando: “Ok Nathan, agora me conta quanto vai me custar isso!!”. É aqui que tudo fica melhor ainda!! As caixas compartilhadas não tem custo! É isso mesmo, custa R$0,00!

“Ok…eu acredito que não custe nada…mas provavelmente eu terei quase nada de espaço nisso, certo?!” Errado padawan! As Caixas compartihadas entregam 50GB por caixa!

Depois disso tudo, já consegui te convencer a não ficar utilizando grupo de distribuição e/ou consumindo licença a toa, right!?

Nos próximos artigos falaremos sobre o processo de criação e configuração da Caixas Compartilhadas no Exchange Online!

Espero que tenha te ajudado

Grade abraço \,,/